Estratto conto cliente / fornitore

Tra le tante funzionalità di Giobby è disponibile la sezione “estratto conto”, dalla quale è possibile visualizzare le movimentazioni attive e passive di ogni singolo cliente o fornitore.

Ti basterà selezionare il soggetto e il periodo temporale di tuo interesse per avere a disposizione il relativo partitario.
Il partitario è una lista di operazioni intercorse tra la tua azienda e un partner commerciale, sia esso cliente o fornitore.
Ti verrà fornito quindi un elenco completo dei movimenti come ad esempio l’emissione di fatture per vendita di merce, i pagamenti effettuati, ecc...

Per ogni riga sono a disposizione una serie di informazioni utili quali i riferimenti alla data e al numero del documento, all’importo totale, alla modalità di pagamento, alla scadenza prevista, all’importo attualmente saldato e a quello ancora sospeso.
Inoltre è presente un box dove potrai visualizzare anche i dati relativi alla modalità di pagamento e al fido previsto per quello specifico cliente o da quel fornitore e gli importi relativi al totale fatturato e totale sospeso.

In pratica tante informazioni in un’unica maschera.

Gestione Cassa e Banca

In uno dei precedenti post avevo concluso accennando alla generazione automatica dei movimenti di Cassa e Banca.
L’utente può infatti scegliere di registrare direttamente tali attività ogni qualvolta venga effettuata una operazione che implichi la movimentazione della cassa o della banca come nel caso di pagamenti o riscossioni.

La sezione “Gestione Cassa e Banca” di Giobby, ti permette di monitorare e gestire la situazione completa della liquidità aziendale in un’unica maschera.
E’ sufficiente scegliere il periodo temporale e il c/c o la cassa da analizzare, per ottenere immediatamente la lista di tutti i dati relativi alla selezione effettuata.
Inoltre potrai applicare i filtri per interrogare il sistema solo sulle entrate, solo sulle uscite oppure su tutti i movimenti.
E’ a disposizione anche un altro filtro che consente di inserire il n. identificativo di un incasso o un pagamento specifico, per poterne visualizzare la registrazione e verificare così quale fondo è stato impiegato in quella particolare operazione.

In ogni caso, una volta selezionato il periodo di interesse, viene sempre elaborata una tabella con la lista di tutti i depositi a disposizione dell’azienda e i relativi totali di entrate, uscite e saldi. Inutile dire quanto l’analisi simultanea di tutte le risorse monetarie disponibili possa agevolare la gestione aziendale.
Inoltre per tutti i dati è possibile effettuare il download in formato excel o la stampa.

Sempre nella stessa maschera si possono inserire nuove movimentazioni tramite registrazioni di prelievo, versamento o trasferimento fondi da un deposito ad un altro.

Con Giobby hai la liquidità della tua azienda sempre sotto controllo!

Ad ogni cliente il suo listino prezzi

Una delle tante personalizzazioni che Giobby mette a disposizione dei suoi utenti è quella dei listini prezzi.
Potrai creare un numero illimitato di listini che possono essere standard o personalizzati per i singoli clienti.
E' infatti possibile selezionare i prodotti destinati alla rivendita prelevandoli dalla tua lista materiali e preparare così i listini prezzi che meglio si adattano alle tue necessità.

I listini prezzi standard possono essere utilizzati per gruppi di clienti a cui si desidera applicare le medesime condizioni di rivendita.
In alternativa, in caso di prezzi riservati esclusivamente ad un particolare cliente, si potranno realizzare dei listini su misura che rispondano ad esigenze specifiche.

All'interno della scheda personale dei tuoi clienti troverai l'opzione che ti consentirà di associare ognuno di loro ad uno dei cataloghi da te realizzati.
In fase di fatturazione, poi, è presente una casella che all'occorrenza potrà essere selezionata oppure no a seconda che si decida di usufruire o meno del listino precedentemente riservato al cliente in questione.
E anche quando si sceglie di utilizzare un listino prezzi, uno o più importi possono comunque essere modificati direttamente in fattura.

Registrazione guidata degli incassi

Giobby si occupa di guidare l’utente in tutti i percorsi di registrazione.
E’ per questo che molti degli step da seguire nel processo di compilazione delle maschere avviene in maniera totalmente automatica.
Prendiamo come esempio la registrazione degli incassi. Quando si emettono delle fatture, tutte le relative scadenze vanno ad aggiornare la sezione degli incassi sospesi dello scadenziario.
Nel momento in cui si registra la riscossione di un pagamento, è sufficiente selezionare il cliente in questione per visualizzarne tutti gli incassi sospesi con i riferimenti relativi al documento, alla scadenza e alla tranche di pagamento (ad esempio: 2^ Ri.Ba. di 3).
Con un semplice click si sceglie il documento o la scadenza da mettere in pagamento per poi passare all’inserimento dei dettagli: data, importo, modalità, ecc...
Con questa semplice operazione non solo verrà automaticamente aggiunto il movimento nella lista incassi/pagamenti, ma verrà anche eliminato l’importo dai sospesi dello scadenziario e soprattutto, funzione che sarà sicuramente apprezzata, si potrà scegliere se generare il movimento di cassa/banca nella relativa sezione del sistema.

Fattura di vendita, step by step

Nel post precedente è stato introdotto l’argomento relativo all’emissione dei vari documenti ed al collegamento tra loro. In questo vorrei illustrare in maniera un po’ più approfondita la semplicità di compilazione degli stessi e, nello specifico, di una fattura di vendita.
Una volta selezionata la voce “Fattura immediata” dal menu si accederà alla maschera con i campi da compilare.
Per prima cosa sarà necessario immettere i dati del cliente destinatario della fattura. Se si tratta di un cliente la cui scheda è già presente in archivio sarà sufficiente cliccare sul tasto di ricerca clienti e selezionarlo dalla lista per far sì che automaticamente vengano riempiti tutti i campi di interesse: dai dati anagrafici alla modalità di pagamento prevista, dagli sconti riservati ai listini prezzi personalizzati.
Tutte le sezioni compilate in modalità automatica sono comunque modificabili manualmente in base alle necessità.
Il resto della fattura è altrettanto facile da creare: se questa è preceduta da un altro documento come un DdT, basterà cliccare sull’apposita icona, selezionare il documento di interesse e anche in questo caso il tutto avverrà in maniera automatica. Altrimenti bisognerà accedere alla sezione “Materiale” e compilare manualmente la descrizione e il prezzo della merce; eventualmente accedere anche alle altre sezioni di interesse come ad es. omaggi, spese accessorie e sconti sul totale.
Sempre dal campo “Materiale” è inoltre possibile caricare sulla fattura la merce “prelevandola” direttamente dal magazzino, per gli utenti che usufruiscono anche di questa sezione del menù e che, a tal proposito, hanno precedentemente creato delle schede riguardanti la giacenza.
L’ultima sezione riguarda gli importi della fattura e le relative scadenze di pagamento. Anche questa operazione viene gestita in automatico da Giobby in base ai dati precedentemente specificati. Basterà quindi verificare il tutto e salvare il documento al quale verrà assegnato un numero progressivo.
Sarà poi possibile stamparlo in qualsiasi momento in versione cartacea o in formato pdf per l’eventuale invio elettronico.

Gestione del ciclo di vita dei documenti

La corretta gestione del ciclo di vita dei documenti favorisce notevolmente il funzionamento dell’attività.
Giobby si occupa di tenere sotto controllo anche questo tipo di gestione e ti assiste durante tutte le fasi.
Una volta emesso un preventivo, ad esempio, basterà selezionare un unico link per poter compilare il relativo ordine. Da qui, con la stessa procedura sarà possibile creare il DdT di riferimento e di conseguenza la fattura, per poi passare direttamente a gestirne il pagamento. Tutto questo con pochi click!
Ovviamente qualsiasi documento può essere creato senza che siano necessariamente stati emessi quelli che dovrebbero precederlo in questa sequenza.
Inoltre sarà possibile verificare sempre lo stato dei documenti: vedere se il preventivo è ancora in fase di approvazione o se è stato già accettato; se l’ordine è stato solo compilato o se è stato evaso, ecc...
Tutto questo si sposa perfettamente con lo scopo per cui è stato creato il motore “Vai espresso”, nel quale, per ogni documento che si sta elaborando, sono presenti i link di diretto riferimento.
Potrai quindi tenere sotto controllo non solo il flusso documentale, ma anche il rapporto con i tuoi clienti e fornitori.

Filo diretto con il tuo consulente

Oggi non sono solo i grandi imprenditori ad essere assorbiti dagli impegni professionali. Anche i titolari delle piccole aziende faticano a trovare il tempo di seguire i numerosi aspetti che caratterizzano il buon andamento di un’attività.
Tra le altre c’è sicuramente la seccatura di dover consegnare fisicamente i documenti fiscali al proprio commercialista entro le scadenze.
Rendere facile ed immediata la comunicazione e la trasmissione di dati e informazioni tra azienda e consulente è uno degli obiettivi di Giobby.
E’ per questo che viene offerta la possibilità agli utenti di inviare tutta la documentazione prodotta al proprio commercialista con un semplice click.
Basterà selezionare i documenti di interesse – fatture di vendita, fatture di acquisto, report di cassa, ecc... – ed eseguire l’invio automatico. Il tutto verrà trasmesso in formato PDF tramite e-mail e il consulente potrà comodamente effettuare il download e provvedere al salvataggio dei dati sul proprio pc.

Potrai rendere più efficienti i rapporti tra te e il commercialista e rispettare sempre le scadenze di consegna... senza muoverti dalla tua scrivania!

E se invece sei un commercialista e i tuoi clienti tardano a consegnarti la documentazione, se intasano il tuo fax, se ti fanno perdere tempo a correggere gli errori di compilazione dei documenti o se semplicemente vuoi introdurli all’uso di un sistema informatico semplice e comodo per entrambi... puoi sempre consigliare loro Giobby!

"Cerca" e "Vai espresso"

Abbiamo già descritto alcune delle funzioni innovative di cui Giobby è dotato.
A queste bisogna senz’altro aggiungere le funzionalità di ricerca e accesso rapido che sicuramente non sono comuni in soluzioni software per la gestione aziendale.

Molto apprezzato è il motore “cerca” che ti permette di rendere immediate le tue ricerche.
È disponibile in ogni maschera insieme ad un motore di link contestuali dal nome “vai espresso” che consente di accedere direttamente alle sezioni di tuo interesse.

Cerca è un potentissimo motore di ricerca, ed è sicuramente una novità per questa tipologia di software aziendali.
In ogni momento e da qualsiasi maschera, potrai effettuare la ricerca dell’informazione o del documento di cui necessiti con molta semplicità. E’ possibile cercare clienti o documenti digitando semplicemente il nome, il numero, la data di emissione o note operative. Per perfezionare le proprie ricerche è anche possibile specificare il tipo di informazione da cercare (es. cliente, materiale, fattura acquisto, scontrino...).

Vai espresso è un insieme di link contestuali che ti consentono di accedere con facilità ad informazioni e maschere relative ai dati che stai elaborando in quel momento. Per esempio, nel caso di modifica di un cliente, puoi immediatamente accedere alla sua situazione dei pagamenti o alla sua lista di fatture.

Accedi a tutto quello di cui hai bisogno con un semplice click!

Menu Standard e Menu Avanzato... a voi la scelta

Per favorire la facilità d’uso, sono stati resi disponibili 2 diversi menu con i quali accedere alle funzioni: “Menu Standard” e “Menu Avanzato”.

Giobby ha dedicato il primo agli utenti che necessitano di un percorso guidato; il secondo è invece rivolto ai più esperti.

Menu Standard: è completamente grafico e consente un semplice accesso alle funzionalità anche per i meno pratici. Guida l’utente nelle principali funzionalità indicando i vari passi da seguire fino alla produzione dei documenti fondamentali (quali fattura, scontrini, documenti di trasporto, ecc...). Il menu standard organizza le funzionalità nelle seguenti 4 categorie fondamentali: “Vendita”, “Acquisto”, “Contabilità” e “Magazzino”.
Menu Avanzato: è costituito da un insieme di link di testo e consente un accesso a tutte le funzionalità. Per facilitare l’utente, le funzionalità sono organizzate nelle diverse sezioni: “Vendite”, “Acquisti”, “Cliente”, “Fornitore”,

“Contabilità”, “Magazzino”, “Materiali” e “Dati Aziendali”. Da questo menu, oltre alle funzioni standard, è possibile accedere alle funzioni di impostazione di tutti i dati di base necessari alla gestione dell’azienda (quali aliquote IVA, unità di misura, tipo materiale, ecc...).

Ogni utente potrà quindi scegliere il menu che gli è più congeniale!

All’infrastruttura pensiamo noi!

Uno dei vantaggi di usufruire di un gestionale online è quello di non doversi preoccupare della gestione dell’infrastruttura hardware né della manutenzione e dell’aggiornamento del software in quanto non sono necessarie installazioni. Di conseguenza ci si libera dai costi che di solito tutto ciò comporta.
Giobby si occupa per te della gestione completa del sistema e delle infrastrutture.

Per poter essere efficiente, la macchina di giobby ha bisogno di un motore dalle alte prestazioni: per questo motivo è stato dotato di un'infrastruttura molto potente.
Decine e decine di computer sono a disposizione della tua applicazione in configurazione “load balancing”. Ciò significa che potrai sfruttare al meglio tutta la potenza a disposizione dei nostri server. Per ogni richiesta ti verrà assegnato il “best server” ovvero il server più libero in quel momento.
Il tuo database sarà unico e accessibile solo a te e agli utenti da te definiti, quindi i tuoi dati non saranno fisicamente condivisi con quelli delle altre aziende.
Inoltre il tuo database è in configurazione “clustering”: c’è sempre una copia identica (memorizzata in tempo reale) su un altro server. Questo fa sì che in caso di avaria del server principale, i tuoi dati siano immediatamente disponibili tramite il server secondario.
Pertanto il “load balancing” ed il “clustering” ti consentono di avere la tua applicazione sempre disponibile (disponibilità minima al 97%).

Potrai così dedicarti completamente al tuo business!

Tutte le funzionalità senza limiti

Molti gestionali online consentono l’accesso gratuito solo ad un numero limitato di funzionalità. Ma se gestisci un’attività che emette e riceve più di pochi documenti l’anno è necessario sottoscrivere un abbonamento e quindi... pagare!

La vera innovazione di Giobby Azienda consiste proprio nell’offrire gratuitamente l’accesso a TUTTE le funzionalità previste, senza limiti di tempo né di utilizzo.
E le funzionalità previste riguardano tutte le attività amministrative e contabili tipiche della gestione di un’azienda. Una volta registrato al sito www.giobby.com, potrai:

• creare le schede relative a fornitori e clienti complete di tutti i dati e i contatti;


• generare i tuoi documenti di vendita e di trasporto ed inserire quelli dei tuoi fornitori;


• emettere ricevute, scontrini, note spese, note credito/debito, ecc...


• gestire i resi e gli ordini in corso, sia di acquisto che di vendita;


• creare un listino prezzi personalizzato per ogni cliente, includendo cataloghi, costi, sconti, ecc...;


• gestire il magazzino e la lista dei materiali registrando l’entrata e l’uscita di merce e monitorando la giacenza;


• visualizzare in ogni momento la situazione contabile dei clienti e dei fornitori, per consultare così in tempo reale le scadenze e gestire i pagamenti;


• controllare la disponibilità sempre aggiornata di banca e cassa visualizzando la lista movimenti delle entrate e delle uscite;


• creare la prima nota;


• consultare in ogni momento i report aggiornati;


• condividere le informazioni in maniera sicura con i tuoi collaboratori e consulenti;


• trasmettere i dati a clienti e fornitori.

Un’altra funzionalità, meno comune in circolazione, e che siamo sicuri gli utenti apprezzeranno è quella di pubblicizzare la propria attività insieme ai prodotti, e di mettersi in contatto con le altre aziende registrate.

Beta Tester cercasi

Giobby è alla ricerca di beta tester!

Se vuoi diventare un beta tester di giobby scrivici una mail all'indirizzo giobby@giobby.com.
Come beta tester potrai utilizzare il sistema e le nuove funzionalità in anteprima, essere in collegamento diretto con il team di sviluppo, inviare commenti, critiche e suggerimenti.
Inoltre potrai usufruire di molti altri vantaggi che scoprirai al momento della sottoscrizione.

L’importanza della privacy

Per far sì che un prodotto funzioni, requisito fondamentale è che esso risponda alle richieste dei potenziali utenti.
Nel caso di un software come Giobby, gestionale online, sicuramente la preoccupazione principale di coloro i quali lo utilizzano è legata alla sicurezza ed alla tutela della privacy.
Basti pensare a quanti siti, oggi, forniamo dati personali per accessi e registrazioni e a volte c’è poco da fidarsi...

Sicuramente questa sensazione di diffidenza è ancora più presente quando non si tratta solo di fornire le proprie generalità, ma di inserire anche informazioni riservate sulla propria attività.
Insomma... quando si parla di dati personali, nessuno ha voglia di rischiare!

Il team di Giobby ne è perfettamente consapevole, ed è per questo che come obiettivo primario si è posto la garanzia della riservatezza.
A tal fine è stata appositamente predisposta una accurata normativa sulla privacy con lo scopo di tutelare gli utenti e i loro dati. Vengono inoltre effettuati attenti controlli interni sulle modalità di raccolta, conservazione e trattamento delle informazioni e sull’operato degli addetti ai lavori, affinché tali norme non vengano violate.
La normativa completa è chiara ed esauriente ed è consultabile da chiunque, in qualsiasi momento.

Primo obiettivo: sicurezza

L’utilizzo di un gestionale online comporta non solo una conservazione di dati sensibili, ma anche il trasferimento e lo scambio di tali informazioni che riguardano soprattutto le attività aziendali.
Di sicuro nessun titolare di azienda vuole correre il rischio che qualche estraneo possa accedere a informazioni riservate come, ad esempio, i movimenti contabili o il dettaglio del fatturato...

È per questo che uno dei primi punti che si è deciso di sviluppare nel corso della realizzazione di Giobby è stato quello legato alla sicurezza.
Sono state adottate opportune misure per proteggere i dati e il trasferimento degli stessi da qualunque accesso, modifica, cancellazione o divulgazione non autorizzata e per garantirne l'integrità e la riservatezza.
Inoltre i database sono unici per ognuna delle aziende registrate: nessun utente potrà mai accedere ai dati di altre aziende.

Le principali misure di sicurezza adottate sono:
Crittografia dei dati e Accesso sicuro HTTPS: serve ad impedire che i dati vengano intercettati e compresi durante il loro trasferimento, se non dal legittimo destinatario. Le informazioni, infatti, vengono cifrate prima dell’invio e sono decifrate soltanto con l’utilizzo di una chiave conosciuta esclusivamente dal mittente e dal destinatario.
Il protocollo di sicurezza HTTPS garantisce la privacy nelle transazioni su Internet facendo sì che le macchine che inviano e ricevono i dati comunichino in modalità protetta.
Firewall: questo sistema innalza il livello di sicurezza della rete agendo da filtro nel traffico di dati in entrata e in uscita. Le informazioni caricate sul server vengono protette da eventuali attacchi o accessi non autorizzati. La comunicazione di dati in scambio fra reti diverse viene controllata ed eventualmente limitata secondo determinati criteri di sicurezza.
Backup: viene effettuata una copia automatica su server diversi di tutti i dati al fine di diminuire sensibilmente il rischio di perdere informazioni e, contemporaneamente, per migliorare le performance in caso di macchina in sovraccarico.

Giobby fornisce un ambiente protetto in cui gli utenti sono in grado di utilizzare l'applicazione nel modo desiderato... ed in totale tranquillità!

Giobby Azienda: la tua azienda online a costo zero!

Nel panorama dei software gestionali online sta per fare il suo esordio Giobby Azienda.
Si tratta di un sistema di amministrazione e contabilità pensato appositamente per le piccole e medie imprese.

A molti questa potrebbe non sembrare una grande notizia: sicuramente di questo tipo di gestionali online ce ne sono molti. Ma la vera novità è rappresentata dal fatto che Giobby è un software gestionale completamente gratuito.

Probabilmente i più scettici penseranno che questo sia uno dei classici trucchetti presenti in tante campagne promozionali, dove viene messa in bella vista la scritta “gratis” per poi scoprire che l’unica cosa priva di costi è la registrazione, oppure che il prodotto è effettivamente gratuito, ma magari soltanto per un periodo limitato di tempo.

Giobby non usa trucchi: per poter rendere innovativa la gestione della propria azienda è sufficiente registrarsi al sito www.giobby.com e cominciare ad usufruire del sistema, senza che questo comporti alcun costo né a breve né a lungo termine.

Ora.. gli scettici di prima penseranno che un prodotto di questo tipo, in quanto gratuito, possa peccare in qualità. In realtà oltre ad essere un modulo innovativo è anche efficiente e, cosa fondamentale, sicuro.

La lista delle funzionalità è lunga, così come quella dei vantaggi, ma per questo vi rimando ai prossimi post.